IDEAS, Inovasi Sistem Informasi Manajemen Perkebunan

by / Tuesday, 26 May 2015 / Published in Latest posts, News

ImageseKomoditi Solutions Indonesia memperkenalkan sistem informasi manajemen perkebunan yang istimewa dan berbeda. Sistem bernama IDEAS dilengkapi scanner dan printer bluetooth untuk menyimpan dan mencetak data secara langsung. Sangat membantu pelaku usaha sawit yang berorientasi kepada transparansi data, peningkatan produktivitas dan efisiensi proses bisnis.

Kemajuan sebuah industri tidak terlepas dari dukungan Teknologi Informasi yang digunakan dalam proses bisnisnya. Dalam hal ini, aplikasi Teknologi Informasi menunjang peningkatan produktivitas, mengawasi proses bisnis dan menekan tindak penyimpangan (fraud). PT. eKomoditi Solutions Indonesia, memperkenalkan produk berupa software sistem informasi manajemen perkebunan yang dilengkapi dengan scanner dan printer bluetooth untuk mendapatkan data lebih akurat dan mengurangi pekerjaan yang bersifat manual.
Produk software ini bernama IDEAS. Produk ini sudah digunakan di banyak perkebunan kelapa sawit. Sebelum dikomersialkan di Indonesia pada tahun ini, IDEAS telah dikembangkan dan diimplementasikan di industri perkebunan kelapa sawit di Indonesia (Sumatera dan Kalimantan) dan Malaysia selama 7 tahun.

teamKeuntungan utama menggunakan IDEAS adalah mengurangi proses manual yang rawan manipulasi, menekan biaya operasional, dan kecepatan memperoleh informasi. Menurut Ferron Haryanto, Chief Executive Officer PT eKomoditi Solutions Indonesia, “Sistem ini menekan kecurangan karena terdapat kegiatan kontrol. Sehingga akan tercipta efisiensi biaya dan membantu peningkatan produktivitas”.

Kemudian lanjut Ferron, produk yang ditawarkan lebih maju dibanding produk lainnya. “Kalau produk lain masih bersifat tradisional karena menggunakan Buku Kerja Mandor (BKM) secara manual, IDEAS sudah menggunakan scanner dan printer bluetooth untuk pencatatan data dan pencetakan tiket di lapangan” ujar Ferron.

scannerMenurut Firdaus Adisurya, IT Manager PT eKomoditi Solutions Indonesia, IDEAS menggantikan fungsi BKM manual. Buku kerja ini dipakai mandor untuk mencatat pekerjaan dan aktivitas di kebun setiap harinya seperti absensi pekerja, jumlah buah yang dipanen, dan kualitas hasil panen. Data BKM ini akan diinput kedalam sistem aplikasi secara manual dan memerlukan waktu yang lebih lama dibanding dengan proses transfer data dari scanner.

Dengan menggunakan scanner, pemindahan data lebih cepat dan dapat selesai pada satu hari kerja. Sehingga, hari berikutnya Estate Manager dan yang berkepentingan mengetahui perkembangan kebun pada hari sebelumnya. Menurut Firdaus, pengambilan keputusan tidak akan berlarut-larut dan lebih cepat karena sudah mendapatkan data.

“Jadi, sebelum penilaian tahunan dilaksanakan oleh manajemen perusahaan, Estate Manager dan timnya dapat mengetahui kinerja mereka masing-masing sampai saat itu,” ungkap Firdaus.

“Inilah bedanya kami dengan sistem lain. Bukan karena sistem yang lain tidak bagus, tetapi proses input data masih manual. Padahal data yang harus diinput ini cukup banyak, tumpukan BKM cukup tebal (sambil mengangkat tangannya), yang harus diolah terlebih dahulu dan hasilnya baru diketahui dalam jangka waktu beberapa hari kedepan. Akibatnya, apabila ada masalah atau penurunan kinerja di lapangan, akan memerlukan waktu yang cukup lama untuk mengambil keputusan”, kata Firdaus.

Lebih lanjut, menurut Ferron, scanner IDEAS yang terbaru saat ini merupakan generasi keempat yang sudah dilengkapi dengan GPS. “Walaupun sudah masuk generasi keempat, salah satu perusahaan kelapa sawit masih memakai scanner generasi pertama. Ini membuktikan ketahanan dan kekuatan alat ini,” jelas Ferron.

Scanner IDEAS dirancang khusus untuk menunjang operasional di perkebunan. Mulai dari mencatat data kehadiran di morning muster, penghitungan hasil panen sampai dengan pencatatan data prestasi tenaga borongan. Scanner ini sangat tangguh dan kuat dalam kegiatan lapangan. “Walaupun scanner ini jatuh dan terbanting tetap bisa digunakan karena sudah teruji dan sesuai peruntukannya. Selain itu, scanner ini tahan air, berbeda dengan gadget,” ungkap Firdaus yang sudah berpengalaman bekerja di industri perkebunan kelapa sawit lebih dari 8 tahun.

Produk lain menggunakan gadget berbasis Android sebagai scanner. Tetapi, kemampuan gadget tidak sama dengan scanner IDEAS. Bisa saja, gadget jatuh lalu rusak, atau kemampuan scan barcode melalui gadget sulit dilakukan apabila cuaca sedang buruk. “Beberapa produk tertentu memakai QR code scanner, namun seringkali tidak dapat dipakai pada kondisi tertentu,” katanya.

Nilai tambah dari scanner ini antara lain menjadikan proses kegiatan bekerja termonitor dengan baik, karena data pegawai dan output pekerjaan sudah terekam semua dalam scanner. Teknologi di dalam scanner sangat mutakhir karena didukung GPS dan pencatatan waktu. Sehingga dapat diketahui posisi dan jam kerja user (mandor, asisten kebun, dll) ketika mengoperasikan scanner. Selain itu, menu di dalam scanner dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Termasuk pilihan penggunaan bahasanya, apakah dalam bahasa Inggris atau bahasa Indonesia.

Cara pengoperasian scanner terbilang mudah. Contohnya untuk merekam data aktifitas panen. Awalnya user melakukan scan barcode identitas dirinya, setelah itu dilanjutkan scan barcode identitas pemanen. Langkah berikutnya, user dapat memilih menu yang ingin digunakan seperti input jumlah buah yang dipanen, input jumlah buah matang, jumlah janjang kosong, dan buah busuk.

“Laporan dihasilkan setelah data dari scanner ditransfer ke sistem aplikasi pada komputer melalui bluetooth. Proses ini efektif menghasilkan laporan lebih cepat untuk mengetahui aktivitas pekerja dan hasil pekerjaan di kebun,” ujar Firdaus.

Yang menarik, IDEAS dilengkapi early warning system untuk mengetahui performa pekerja. Firdaus menjelaskan early warning system ini dapat dibuat sebagai standar proses dan hasil kerja misalnya tanaman usia sekian maka hasil panen ditentukan standarnya. Apabila standar tidak tercapai, IDEAS akan memberikan informasi kepada user.

Firdaus menyebutkan produknya tidak butuh jaringan internet dan bisa bekerja secara mandiri di lokasi kebun. Scanner ini telah dilengkapi dengan memori internal dan bila dirasa kurang, bisa ditambahkan memori eksternal. Sumber tenaga scanner berasal dari baterai isi ulang atau baterai biasa.

eKomoditi Solutions Indonesia menyediakan maintenance support tahunan untuk produk IDEAS ini, termasuk pelatihan penggunaan produk kepada user, dan biasanya untuk 1 tahun pertama, sudah termasuk dalam paket pembelian. Waktu yang diperlukan untuk implementasi tergantung pada ruang lingkup aplikasi dan kesiapan SDM, serta infrastruktur perkebunan.

Selain IDEAS, PT. eKomoditi Solutions Indonesia mempunyai produk Sistem Informasi Manajemen Perkebunan (ERP) yang sangat lengkap, serta memberikan jasa Business Asessment bagi perusahaan perkebunan kelapa sawit. Sistem Informasi Manajemen Perkebunan (ERP) yang dikembangkan berdasarkan best practice dari perkebunan di Malaysia, yang sudah berpengalaman lebih dari 30 tahun dibidang industri perkebunan kelapa sawit. Modul yang tersedia adalah manajemen Estate dan Mill, Checkroll dan Kepegawaian, serta modul untuk Back Office (Purchasing, Sales, Inventory, Finance Accounting). Untuk lebih detailnya dapat dilihat di www.ekomoditi.id.

Download Artikel pdf-nya disini.

Leave a Reply

TOP